Работая с текстовыми документами очень часто приходится использовать списки. При этом очень часто возникает необходимость сортировать такие списки по алфавиту.
К счастью, текстовый редактор Word позволяет избежать ручной сортировки и сэкономить большое количество времени. В этом материале мы расскажем о том, как сделать список по алфавиту в Word 2003, 2007, 2010, 2013 или 2016.
Как сделать список по алфавиту в Word 2007, 2010, 2013 или 2016
Если вы используете текстовый редактор Word 2007, 2010, 2013 или 2016, то кнопка для сортирования списка находится на вкладке «Главная », в блоке кнопок «Абзац ». Данная кнопка называется «Сортировка » и она выглядит как две буквы «АЯ» и стрелка вниз.
Для того чтобы сделать список по алфавиту вам нужно просто выделить ваш список и нажать на эту кнопку. После этого появится небольшое окно «Сортировка текста ». В этом окне нужно выбрать способ сортировки и нажать на кнопку «Ок ». Если выбрать вариант «По возрастанию », то список будет отсортирован по алфавиту. Если же выбрать «По убыванию », то список от сортируется в обратном порядке, то есть от буквы «Я» до буквы «А».
С помощью данной кнопки можно сортировать по алфавиту любые списки. Все зависимости от того, как они оформлены. Это могут быть просто списке в виде абзаца текста, пронумерованные списки, не нумерованные списки или даже списки в таблице.
Как сделать список по алфавиту в Word 2003
Если вы используете текстовый редактор Word 2003, то вы также можете отсортировать список по алфавиту. Для этого нужно выделить мышкой список, открыть меню «Таблица » и выбрать там пункт «Сортировка ».
Не смотря на то, что данная функция расположена в меню «Таблица», он отлично работает и с обычными нумерованными и не нумерованными списками.
Работа с текстом в Word предполагает, помимо его ввода, ещё и форматирование. Это означает, кроме полей, интервалов и в принципе расположения на листе разбиение на абзацы, вставку изображений и таблиц. Также в текстовом процессоре есть категория списков . Они могут быть маркированными и нумерованными, причём пользователю не нужно ставить значки или цифры самому, вместо него это сделает система. Когда возникает необходимость в такой форме организации, нужно нажать на соответствующую кнопку в Ленте настроек. И следующие слова, которые будут напечатаны, уже станут первым пунктом в перечне.
Часто возникает необходимость выстроить все данные в алфавитном порядке
Также можно сделать им уже существующий текст, выделив его и нажав на ту же иконку. Фрагмент будет первым пунктом, и пользователь, в нужных местах нажимая на переход строки (Enter), будет делать новую строчку следующей в списке. Меню позволяет настроить саму форму перечисления, поменять знаки в начале строки, управлять уровнями вложенности, отступами и переносами.
Дополнительная задача
Впрочем, такая гибкость в настройке перечисления не снимает всех проблем. Например, достаточно часто нужно уже существующий список поменять, расставив его элементы в . Word имеет в своём арсенале функции «Вырезать» и «Вставить», и до некоторого времени именно так и нужно было действовать. Но уже довольно давно ситуация изменилась, в программе появились функции сортировки текста. Для решения задачи, как расставить текст в алфавитном порядке в Ворде, нужно использовать именно её. Алгоритм работы этой функции, конечно, точно такой же, как если бы вы делали всё руками, разница в том, что Word сделает это несравнимо быстрее и неявно, то есть вы не будете видеть, как он перемещает строки. Для вас это будет выглядеть так, как будто пункты сразу же выстроились в алфавитном порядке.
Чтобы сделать это, выделите нужный текст. Учтите, что список должен быть одноуровневым, иначе сортировка не произойдёт. Теперь в группе «Абзац» Ленты настроек вверху экрана нажмите на кнопку «Сортировка». Появится диалоговое окно , в котором можно выбрать параметры сортировки. По умолчанию она как раз выстраивает элементы по алфавиту, так что вам нужно выбрать только объект («Текст») и направление. Можно сортировать по возрастанию и убыванию, то есть выстраивать строки как в прямом, так и в обратном алфавитном порядке.
Обратите внимание, что сортировка по алфавиту строк в Ворде не динамическая. То есть после того, как вы отсортировали элементы, новые не будут автоматически помещаться на предполагаемые позиции, они будут добавлены туда, где стоит курсор. Если вы хотите снова выстроить их, придётся повторить вышеописанную процедуру . Это даёт возможность всё-таки сделать сортированный список многоуровневым, правда, придётся проделать кое-что руками. Сначала уберите вложенные перечисления и абзацы из текста, скопировав их в другое место, а потом вставьте их обратно. Это, конечно, не так удобно, как автоматическая сортировка, но это разумная цена за то, что структура документа не пострадает.
Заключение
Как видите, выстроить строки в алфавитном порядке в Ворде действительно просто благодаря встроенной функции . Она гибкая и настраиваемая, и единственное, чего она не может по умолчанию, так это сортировать многоуровневые списки. Поэтому пользователю придётся это сделать вручную.
Довольно часто работа с документами в офисной программе Word предполагает составление списков по алфавиту. Студентам необходимо оформлять список литературы при выполнении рефератов и курсовых. Секретарям и руководителям данная функция позволяет составляет списки сотрудников.
Для удобства работы не мешало бы узнать, как можно автоматически сделать список по алфавиту в Word. На самом деле, здесь все довольно просто. В данной статье будет описано, как можно составлять простые и нумерованные списки, в основе которых лежит деление текста на абзацы.
Подготовительный этап
Прежде чем приступать к созданию списка по алфавиту, необходимо подготовить список, а также необходимые материалы. Они должны соответствовать одному простому требованию: каждая следующая позиция должна быть отделена от предыдущей знаком абзаца. Ваши материалы на данном этапе уже будут представлять собой список. Однако он будет лишен структуры. Наиболее распространенной ошибкой при составлении списка является простановка лишних абзацев. Таким образом, каждая позиция будет представлять собой не одну строку, а абзац со сложной структурой. Лишний знак абзаца пропустить довольно легко. Данная ошибка может привести к тому, что программа распознает обе части списка как независимые и сделает из них разные позиции.
Таким образом, в списке по алфавиту данные элементы окажутся далеко друг от друга. Еще одна распространенная ошибка заключается в отсутствии знака абзаца на границах позиций. Вместо него может стоять другой знак. Довольно часто случается так, что абзац занимает строку, а перенос на новую происходит не принудительно, а автоматически, путем нажатия клавиши Enter. Тогда Word не разделит элементы списка и отсортирует слипшиеся элементы по первому. Прежде чем составлять список литературы по алфавиту в программе Word, необходимо включить режим отображения непечатаемых знаков и убедиться в том, что каждая будущая позиция отделена от последующей при помощи знака абзаца. Кроме того, внутри абзаца не должно содержаться лишних делений.
Как выполнить сортировку по алфавиту?
Чтобы отсортировать список по алфавиту, необходимо выделить его название и зайти на вкладке «Главная» в закладку «Абзац», а затем использовать кнопку «Сортировка». В появившемся окне в левом поле необходимо выбрать опцию «Абзац», а в правом поле опцию «Текст». Таким образом, для программы критерием отделения одного фрагмента от другого будет абзац. Word будет воспринимать абзац за единицу списка. Сортировка будет осуществляться не по числа или дате, а по буквам. Следует также обратить внимание, что программа Word позволяет осуществлять сортировку по возрастанию и по убыванию. Достаточно лишь сделать соответствующий выбор. После нажатия кнопки ОК ваш список будет отсортирован в алфавитном порядке.
Распространенные ошибки
Студентов и авторов также часто интересует, как можно сделать список по алфавиту, который содержит в себе нумерацию. Это довольно просто, особенно если не допускать одну распространенную ошибку. Программа может сортировать и по буквам, и по числам. Нередко можно увидеть, как пользователь нумерует список вручную, а потом пытается отформатировать его. Такой путь является ошибочным. Как же создать нумерованный список по алфавиту? Давайте разберемся.
Чтобы список был отсортирован по алфавиту и при этом оказался нумерованным, необходимо оформлять его как нумерованный. Для этого необходимо найти на вкладке «Главная» кнопку «Нумерация» и нажать на нее. В результате каждому абзацу будет присвоен свой номер. Нумерованный список по алфавиту создается также, как и ненумерованный. При сортировке нумерация поменяется автоматически.
Как продолжить список
Полезно знать не только, как можно сделать в Word список по алфавиту, но и как его можно продолжить. Если необходимо дополнить список по алфавиту одной или несколькими позициями, пользователю необязательно нужно будет искать для них соответствующее место. Достаточно будет просто вписать их отдельными абзацами, а затем выделить весь список и снова отсортировать его. Программа найдет соответствующие места для новых элементов списка. Нумерация будет автоматически обновлена.
Особенности форматирования
В некоторых случаях возникают сложности с тем, что список, отсортированный по алфавиту в программе Word 2010 не форматируется автоматически при включении в него новых позиций. Наиболее распространенной причиной данной проблемы является то, что программа не нумерует добавленные элементы и выносит их за границы общего списка при обновлении сортировки. Чтобы этого избежать, необходимо не просто дописать в конце списка новые абзацы, но и включить общую нумерацию.
Word очень капризное приложение, поэтому на данном этапе может получиться так, что вставленные элементы будут пронумерованы, однако их форматирование будет отличаться от остальных позиций. Поэтому необходимо включать новые элементы в общую нумерацию при помощи кнопки «Формат по образцу», которая находится на вкладке «Главная». Нужно просто поставить курсор на нумерованную часть текста, выделить один из абзацев, полностью включая непечатаемый символ и дважды кликнуть по кнопке «Формат по образцу», после чего выделить новые абзацы списка.
В результате они окажутся включены в общий список. Теперь можно будет выделить список и отсортировать его заново. Как вы уже, наверное, поняли, рассказ о том, как отсортировать список в Word по алфавиту получился намного сложнее, чем сама процедура. Достаточно всего один раз пройти все этапы, и сортировка списка по алфавиту больше не будет представлять для вас сложностей.
Большинство людей достаточно часто используют текстовый редактор Microsoft Office Word. Эта программа очень распространенная и является важным инструментом для создания текстовых документов. Вы используете ее в личных целях, для создания рефератов или на работе для отчетов и прочей документации. Интерфейс и функции этой программы достаточно понятны. С ней работать очень просто, а сделать базовый текстовый файл можно даже интуитивно без специального обучения. Но так кажется только на первый взгляд. Этот редактор, поверьте, может творить чудеса, если вы будете знать, как с ним работать.
Одной из самых полезных функций является создание списка, сортированного по алфавиту. Это очень полезно для фильтрации данных, для правильной последовательности элементов в тексте, для иллюстраций неких фактов, для создания списка использованной литературы и т.д. Однако не все пользователи могут сделать такой элемент.
Список по алфавиту – это легко и просто. Для того, чтобы его сконструировать вам нужно следовать таким пунктам:
Видео: Сортировка по алфавиту
Работа с документами в программе «Ворд» часто предполагает составление списков по алфавиту. Так, студентам необходимо оформлять списки литературы, руководителям или их секретарям - списки сотрудников. Конечно же, для удобства работы нужно знать, как сделать в «Ворде» список по алфавиту автоматически. Это довольно просто. В этой статье описано, как составлять простые и нумерованные списки, за основу которых взято деление текста на абзацы.
Подготовка
Перед тем как сделать в «Ворде» список по алфавиту, материалы (позиции будущего списка) нужно подготовить. Они должны удовлетворять простому требованию: каждая позиция должна быть отделена от другой знаком абзаца. На этом этапе ваши материалы уже будут представлять собой список, однако он будет лишен структуры.
Распространенной ошибкой при составлении списков является простановка лишних абзацев. Например, если каждая позиция представляет собой не одну строку, а абзац сложной структуры (скажем, и аннотация), легко пропустить лишний знак абзаца, отделяющий выходные данные книги от ее описания. Эта ошибка чревата тем, что программа прочитает эти две части как независимые, сделает из них разные позиции, соответственно, распределит в списке по алфавиту далеко друг от друга.
Вторая распространенная ошибка - отсутствие знака абзаца на границах позиций. Вместо него может стоять другой знак (например, пробел). Так часто случается, когда абзац занимает строку, а перенос на новую осуществляется автоматически, а не принудительно, то есть нажатием клавиши Enter. В этом случае "Ворд" не разделит элементы списка и, соответственно, отсортирует "слипшиеся" элементы по первому из них.
Поэтому, перед тем как составлять список литературы по алфавиту в «Ворде», включите режим отображения непечатаемых знаков и убедитесь, что, во-первых, каждая будущая позиция отделена от последующей знаком абзаца, во-вторых, внутри каждого абзаца не содержится лишних делений.
Сортировка по алфавиту
Чтобы отсортировать получившийся список по алфавиту, выделите его и на вкладке «Главная» в закладке «Абзац» найдите кнопку «Сортировка».
В открывшемся окне в левом поле выберите опцию «Абзац», а в правом («Тип») - опцию «Текст».
Таким образом, критерием отделения одного фрагмента от другого для программы будет абзац (его «Ворд» будет принимать за единицу списка), а сортировка будет происходить не по дате и не по числам, а по буквам.
Обратите внимание, что «Ворд» позволяет сортировать по убыванию и по возрастанию: достаточно сделать соответствующий выбор.
После нажатия кнопки ОК ваш список будет отсортирован по алфавиту.
Распространенная ошибка при создании нумерованного списка
Студенты и авторы других квалификационных работ часто интересуются тем, как сделать в «Ворде» список по алфавиту, содержащий также и нумерацию. Это довольно просто, если не допустить одной ошибки, которая почему-то является довольно распространенной.
Дело в том, что программа умеет сортировать и по буквам, и по числам, поэтому нередко можно видеть, как автор работы вручную нумерует список, а затем пытается его отформатировать. Это ошибочный путь.
Создание нумерованного списка по алфавиту
Для того чтобы список был отсортирован по алфавиту и при этом оставался нумерованным, его нужно оформить как нумерованный.
Для этого выделите список и нажмите на вкладке «Главная» кнопку «Нумерация». Каждому из абзацев будет присвоен соответствующий номер. Нумерованный список по алфавиту в «Ворде» создается по тому же алгоритму, что и ненумерованный. При сортировке нумерация автоматически меняется (обновляется).
Продожение списка
Важно знать не только то, как сделать в «Ворде» список по алфавиту, но и то, как его продолжить.
Если базу материалов нужно дополнить одной или многими позициями, не обязательно искать для них соответствующее место, достаточно вписать их как отдельные абзацы, затем выделить весь список и снова отсортировать - новым элементам списка программой будут найдены соответствующие места, а нумерация снова обновится.
Особенности форматирования
Иногда возникают сложности с тем, что список по алфавиту в «Ворде 2010» (как и в более ранних версиях) при включении в него новых позиций не форматируется автоматически. Самая распространенная проблема в том, что программа не нумерует вновь добавленные элементы и при обновлении сортировки выносит их за границы общего списка.
Чтобы избежать этого, необходимо не просто дописать новые абзацы в конце списка, но и включить в общую нумерацию. «Ворд» - довольно капризное приложение, поэтому на этом этапе случается, что вставленные элементы нумеруются, однако их форматирование отличается от всех остальных позиций. Поэтому включать в общую нумерацию новые элементы лучше при помощи кнопки «Формат по образцу», находящейся слева на вкладке «Главная».
Поставьте курсор на нумерованную часть списка, выделите полностью один из абзацев, включая конечный дважды кликните по кнопке «Формат по образцу», а затем выделите новые абзацы списка. Они будут включены в общий список.
Теперь можно выделять весь список и заново сортировать его.
Как это часто бывает, рассказ о том, как в «Ворде» расставить по алфавиту список, намного сложнее и длиннее самой процедуры. Достаточно несколько раз пройти все этапы от начала и до конца, и сортировка списка не будет представлять никаких сложностей.
